Kohti sujuvampaa etädialogia
Vuoropuhelun eli dialogin vahvistaminen yhteiskunnan eri ryhmien välillä on yksi Avoimen hallinnon kehittämisen keskeinen tavoite. Tähän sisältyy myös digitaalisten vuorovaikutuskanavien toiminnan ymmärryksen ja käytön kehittäminen, mikä onkin entistä tärkeämpää nyt, kun erilaiset etä- ja hybridityöskentelyn muodot yleistyvät vauhdilla ja niiden käyttöä opetellaan. Tässä blogitekstissä kerromme tuloksia Tunnetko naapurisi? –hankkeesta, jossa selvitettiin, millaiset puitteet Teams-ohjelmistolla järjestetyt ryhmätapaamiset muodostivat Avoimen hallinnon dialogeille.
Tunnetko naapurisi? -hankkeen tutkimus
Koneen säätiön rahoittamassa Tunnetko naapurisi? -hankkeessa tutkittiin Avoimen hallinnon dialogeja sekä poikkeusajan dialogeja. Dialogeissa kaupunkien, kuntien ja valtionhallinnon edustajat keskustelivat siitä, mitä avoimen hallinnon ja julkisen johtamisen yhteisessä kehittämistyössä pitäisi tehdä, ja miten koronakriisi ja sen myötä muuttunut toimintaympäristö vaikuttavat kehittämiseen. Dialogeissa sovellettiin Erätaukodialogien toimintamallia, jossa fasilitoinnin ja keskustelun pelisääntöjen keinoin luodaan puitteita toisten kuuntelemiselle ja kokemuksesta oppimiselle (lisätietoja osoitteesta eratauko.fi).
Tutkimusta varten dialogeja tallennettiin ja tallenteita analysoitiin keskustelunanalyysin keinoin, ja tarkastelun kohteena oli puhujien välillä hetki hetkeltä etenevä vuorovaikutus. Lähestyimme dialogeja multimodaalisesta näkökulmasta. Tällä tarkoitetaan sitä, miten ihmisillä on keskustelussa hyödynnettävänään moninaisia resursseja: äänen lisäksi viestimme myös ilmeillä, eleillä, kehon asennoilla ja käyttämällä avuksi ympäröivää tilaa tai esineitä. Erilaisten vuorovaikutuksellisten resurssien avulla dialogi rakentuu ikään kuin pienistä palasista, joista jokaisella on oma roolinsa osana laajempaa kokonaisuutta.
Dialogin toteutusmuoto vaikuttaa luonnollisesti siihen, minkälaisia multimodaalisia resursseja meillä on käytettävissämme. Jokainen on varmasti joskus nyökytellyt puhelimessa puhuessaan, vain huomatakseen, ettei viestimämme samanmielisyys välitykään puhelun toiseen päähän. Jokainen vuorovaikutusmuoto mahdollistaa tietynlaisia toimintoja ja rajaa toisia pois käytöstä. Tässä yhteydessä tutkimamme dialogit toteutettiin Teams-ohjelmiston kautta, ja huomasimme, että Teamsilla on sekä etunsa että heikkoutensa verrattuna kasvokkaiseen vuorovaikutukseen. Näiden paremmuusjärjestykseen asettamisen sijasta onkin syytä pohtia, miten eri välineitä voidaan käyttää niiden omia vahvuuksia hyödyntäen.
Tutkimuskohteena etädialogi – mitä uutta, mitä vanhaa?
Teams-välitteisissä dialogeissa ohjeistuksena oli pitää kamerat pois päältä verkkoyhteyksien säästämiseksi. Käytäntö herätti osallistujissa kahdenlaisia tunteita: toisaalta videokuvan puute nähtiin vuorovaikutusta haittaavana, ja etenkin poikkeusdialogeissa keskustelun ohjaajan oli usein vaikeaa tietää, mitä yhteyksien toisessa päässä kulloinkin tapahtuu. Suljettujen kameroiden taakse on mahdollista ikään kuin piiloutua, ja välttää siten paine osallistua aktiivisesti keskusteluun. Toisaalta kameroiden kiinni pitäminen saattaa myös rohkaista arempia osallistujia ottamaan puheenvuoroja.
Ilmeiden ja eleiden puuttuminen vaikuttaa osaltaan myös siihen, miten puheenvuoro vaihtuu osallistujalta toiselle. Lähtökohtaisesti ihmisten välinen keskustelu jäsentyy erillisiksi puheenvuoroiksi, mutta etenkin arkikeskustelussa toisen päälle puhuminen on tavallista. Päällekkäin puhumalla voi osoittaa samanmielisyyttä tai ymmärrystä toisen kertomasta ja reagoida toisen puheeseen pienillä palautteilla, kuten ”mm” ja ”niin” -äännähdyksillä. Etädialogissa päällekkäin puhuminen on kuitenkin teknisistä syistä hankalaa. Tästä syystä päällekkäisyyttä vältellään, mikä johtaa tavanomaista pidempiin hiljaisuuksiin vuorojen välillä. Lisäksi vuoron vaihtoa tukevat keinot, kuten seuraavan puhujan osoittaminen katsekontaktilla tai taaksepäin nojautuminen vuoron päättymisen merkiksi jäävät puuttumaan. Keskustelun fasilitoijalta vaaditaankin usein tavanomaista enemmän työtä vuorojen vaihtuessa, kuten fasilitoija seuraavassa katkelmassa ääneen pohtii:
Eräs toimiva keino helpottaa vuorojen vaihtoa on puheenvuoron päättäminen mahdollisimman selkeästi. Aineistossa puheenvuoro päätettiin muun muassa sanoin ”tämmösiä tuli mieleen”, ”sellainen ajatus”, ”ehkä annan puheenvuoron jo seuraavalle” ja yksinkertaisesti “kiitos”. Selkeään vuoron lopettamiseen päättyvissä tilanteissa vuorojen väliin ei jäänyt pitkiä hiljaisuuksia, ja keskustelu jatkui luontevasti.
Etädialogeissa havaitaan myös uusia vuorovaikutuksen resursseja perinteisten rinnalla. Teamsin chat-keskustelu osoittautui toimivaksi välineeksi esimerkiksi linkkien jakamiseen muille osallistujille. Puheenvuoron ottamiseksi käden nostaminen on kohtelias tapa ilmaista halukkuus kommentoida meneillään olevaa vuoroa puhujaa häiritsemättä. Tätä työkalua voitaisiin hyödyntää useamminkin. Toinen keino on mikrofonin laittaminen päälle, mikä on muille havaittava signaali siitä, että kyseisellä henkilöllä on jotakin mielessä. Lisäksi hymyily ja nauru kuuluvat myös etädialogissa, ja tätä voisi nostaa selkeämmin esille: etädialogissakaan osallistujien ei tarvitse jäädä etäisiksi. Dialogeissa ilmaistaan sekä positiivisia että kielteisiä tunteita, jotka toimivat pohjana yhteisymmärrykselle.
Lopuksi
Etädialogi tuottaa uudenlaisia vuorovaikutuksellisia haasteita, mutta myös uusia mahdollisuuksia. On tärkeää huomata, miten sujuvasti nykyisten teknologisten välineiden avulla on ollut ylipäätään mahdollista järjestää toimivaa ja hedelmällistä vuorovaikutusta täysin etäyhteyksien varassa Avoimen hallinnon dialogeissa.
Loppujen lopuksi vuorovaikutuksen sujuvuus riippuu hyvin monesta asiasta, ja teknologia tarjoaa kuhunkin tilanteeseen optimaalisen tai vähemmän optimaalisen valikoiman resursseja. Etädialogien erityispiirteitä onkin syytä tutkia, jotta niitä opitaan hyödyntämään parhaiten erilaisissa tilanteissa.
—
YTM Anna Heino ja TkT Antero Hirvensalo
Kirjoittajat ovat etnometodologian ja keskustelun tutkijoita Helsingin ja Tampereen yliopistoista
