Kansallisten dialogien toimintamalli

Kansallisen dialogin prosessi yhdeltä keskustelukierrokselta: Päätös järjestää kansallinen dialogi; Aiheen valinnan organisointi, päättäminen ja muokkaus; Keskustelunjärjestäjien kutsumateriaalien teko; Keskustelunjärjestäjien kutsuminen, innostaminen ja sitouttaminen; Ilmoittautumisten koordinointi ja lisäinfon antaminen; Dialogin materiaalien tekeminen; Keskustelunjärjestäjät kutsuvat keskustelijat; Keskustelunjärjestäjät varaavat fasilitaattorin/ohjaajan, kirjurin ja paikan/alustan; Keskustelunjärjestäjien perehdytys ja sparraus; Kansallisen dialogin päivä - eri toimijoiden dialogit; Kirjausten kokoaminen; Kirjausten analysointi ja yhteenvedon koostaminen; Yhteenvedon julkaisu ja siitä viestiminen; Yhteenvedon välittäminen valtion ja kuntien hallinnolla; Yhteenvedon hyödyntäminen; Keskustelukierroksen toteutuksen arviointi ja kehittäminen.

Kansallisten dialogien malliin ja dialogien järjestämiseen liittyy monia toimijoita yhteiskunnasta.

Kansallisten dialogien prosessin kuvaus

Päätös ja aiheenvalinta

Kansallisten dialogien kulloisenkin teeman/keskustelukierroksen järjestäminen alkaa päätöksellä järjestää dialogi ja aiheenvalinnalla.

Dialogien aiheenvalinta • Operatiivinen ydinryhmä järjestää avoimen keskustelutilaisuuden, jossa kartoitetaan ehdotuk-sia tulevan Kansallisen dialogin aiheelle. Kutsua levitetään laajasti Kansallisen dialogin toimijoi-den verkostoissa. • Aiheen valintaa koskeva tilaisuus järjestetään dialogina, jonka pääkysymys on: ”Mistä aiheista Suomessa tulisi käydä seuraavaksi laajaa ja kaikkia kansalaisia koskettavaa dialogia?” • Tilaisuuden jälkeen operatiivinen ydinryhmä valitsee aiheen seuraavien kriteerien avulla: • Suomessa tarvitaan lisää monipuolista ymmärrystä aiheesta • aihe koskettaa laajaa joukkoa kansalaisia koko valtakunnan tasolla • aiheen käsittely ei sulje pois mitään tiettyä ihmisryhmää • laajempi ymmärrys aiheesta hyödyttää myös julkishallintoa

Operatiivinen ydinryhmä organisoi dialogin, jossa aiheenvalinnasta keskustellaan (kts laatikko edellä). Kutsua levitetään laajasti.

Poikkeuksellisen, yhteiskunnallisen tilanteen, muutoksen tai kriisin johdosta ydinryhmä voi itsenäisesti päättää keskustelusarjan käynnistämisestä.

Aiheen valinnasta käydyn dialogin jälkeen operatiivinen ryhmä valitsee aiheen ja muokkaa sitä tarvittaessa niin, että se vastaa Kansallisille dialogeille asetettuja kriteerejä. Operatiivinen ryhmä päättää mahdolliset aihekohtaiset tavoitteet sekä tavoiteltavat keskustelupäivät.

Keskustelunjärjestäjien kutsumateriaalien teko

Operatiivisen ydinryhmän johdolla valmistellaan yleiset kutsumateriaalit dialogiin. Näitä ovat esimerkiksi tapahtumasivu netissä, sähköpostiviestipohjat, sosiaalisen median viestipohjat. Operatiivinen ydinryhmä valmisteleen myös aiheen mukaiset kohdennetut kutsut.

Keskustelunjärjestäjien kutsuminen, innostaminen ja sitouttaminen

Osa keskustelunjärjestäjistä järjestää keskusteluja joka kerta, teemasta riippumatta. Näille vakiojärjestäjätahoille operatiivinen ydinryhmä lähettää kutsun joka kierrokselle. Lisäksi määritellään aiheen kannalta keskeiset kohderyhmät ja pyritään saamaan näistä mukaan oleelliset toimijat ja mahdollisimman laajasti eri ryhmiä. Näihin ryhmiin operatiivinen ydinryhmä on yhteydessä eri keinoin kuten puhelimitse ja sähköpostilla. Lisäksi kutsua järjestäjäksi levitetään laajasti eri kanavissa, jotta saadaan uusia järjestäjiä mukaan. Mahdollisuus järjestää kansallisen dialogin keskustelu on avoin kaikille halukkaille järjestöistä julkisen sektorin organisaatioihin ja säätiöistä yksityisiin ihmisiin.

Ilmoittautumisten koordinointi ja lisäinformaation antaminen

Operatiivinen ydinryhmä vastaanottaa ja julkaisee tapahtumasivulla keskustelun järjestäjiksi ilmoittautuneet. Tapahtumasivulla julkaistaan keskustelun järjestäjistä organisaatio, tarkempi keskustelunaihe, aika ja mihin/kenelle keskustelijat voivat ilmoittautua.

Operatiivinen ydinryhmä auttaa keskustelunjärjestäjiä tarvittaessa tarkemman aiheen määrittelyssä ja vastaa keskustelunjärjestäjien kysymyksiin dialogeista ja tarvittaessa pyytää puuttuvia tietoja. Operatiivinen ydinryhmä järjestää myös perehdytystä järjestäjille. Tavoitteena on, että jos teemasta on useampia keskustelukierroksia/päiviä, niin jokainen järjestäjä ilmoittautuisi kaikkiin päiviin, mutta on mahdollista ilmoittautua kuitenkin myös vain yhteen keskustelupäivään.

Keskustelujen materiaalit

Operatiivinen ydinryhmä laatii materiaalit keskustelujärjestäjille. Näihin kuuluvat ohjeistus keskustelun järjestämiseen, kutsupohja keskustelijoiden kutsumiseen, kutsu, dialogin käsikirjoitus, viestintäohjeistusta ja –materiaalia. Materiaalit toimitetaan suoraan keskustelun järjestäjiksi ilmoittautuneille, mutta ne julkaistaan myös tapahtumasivulla. Materiaalit käännetään aina ruotsiksi ja englanniksi. Keskustelun aiheesta riippuen voidaan tarjota myös muita käännöksiä. Käännöksiä muille kielille voidaan tehdä myös yhteistyössä keskustelujen järjestäjien kanssa.

Keskustelunjärjestäjät kutsuvat keskustelijat ja järjestävät keskustelulle fasilitaattorin / ohjaajan ja kirjurin

Kukin keskustelun järjestäjä kutsuu dialogiinsa keskustelijat. Keskusteluryhmässä on 3–12 osallistujaa. Järjestäjä voi organisoida myös useamman ryhmän samalla keskustelukierroksella. Keskustelunjärjestäjän rooliin kuuluu huolehtia, että kussakin keskusteluryhmässä on fasilitaattori/ohjaaja ja kirjuri. Lisäksi keskustelunjärjestäjä varaa fyysisen tilan keskustelulle tai virtuaalidialogiin käytettävän keskustelualustan.

Keskustelunjärjestäjät voivat myös haastaa mukaan muita järjestäjiä.

Keskustelunjärjestäjien perehdytys dialogin fasilitointiin/ohjaamiseen ja tarvittaessa teemaan

Operatiivinen ydinryhmä valmistelee dialogien järjestäjien perehdytysmateriaalin ja suunnittelee perehdytyksen. Keskustelukierrosta kohden järjestetään noin kolme perehdytystilaisuutta per keskustelupäivä. Nämä on tarkoitettu kaikille niille halukkaille keskustelunjärjestäjille, jotka ovat sitoutuneet järjestämään keskustelun.

Kansallisen dialogin päivä

Varsinaisena keskustelupäivänä keskustelunjärjestäjät järjestävät keskustelun itselleen sopivaan kellonaikaan. Keskustelu on mahdollista järjestää myös jonain varsinaisen keskustelupäivän ympärillä olevana päivänä. Jotta keskustelun yhteenveto tulee osaksi kokonaisuutta, on kuitenkin tärkeää, että keskustelupäivä ei ole muutamaa päivää kauempana varsinaisesta keskustelupäivästä.

Keskustelun jälkeen keskustelun järjestäjä toimittaa keskustelun yhteenvedon/kirjauksen virtuaalilinkin kautta ydinryhmälle. Keskustelunjärjestäjä voi tässä vaiheessa myös halutessaan viestiä omissa kanavissaan keskustelun oivalluksista ja mahdollisista jatkotoimista. Yhteenvedot tehdään aina anonymisoituina eli niissä ei kerrota osallistujien nimiä eikä sellaista, josta heidät voisi tunnistaa.

Kirjausten kokoaminen

Operatiivinen ydinryhmä ottaa vastaan keskustelujen kirjaukset ja pyytää mahdollisesti puuttuvia kirjauksia.

Koostajatiimi analysoi kirjaukset ja koostaa yhteenvedon

Operatiivisen ydinryhmän yhteydessä toimiva kirjausten koostajatiimi analysoi kirjaukset ja kirjoittaa ensimmäisen version yhteenvedosta ja toimittaa sen ydinryhmälle kommenteille. Kommenttien jälkeen koostajatiimi viimeistelee yhteenvedon.

Kansallisten dialogien kirjaukset muodostavat lähtökohtaisesti  kiinnostavan tutkimusaineiston käsiteltävästä aiheesta sekä dialogista. Onkin hyvä miettiä aina aihekohtaisesti kirjausten hyödyntämistä myös tutkimusaineistona.

Yhteenvedon julkaisu ja siitä viestiminen

Operatiivinen ydinryhmä huolehtii yhteenvedon julkaisusta nettisivuilla. Ydinryhmä laatii uutisen/tiedotteen. Tiedotteessa kerrotaan myös seuraavasta järjestettävästä dialogipäivästä ja kutsuu mukaan lisää keskustelunjärjestäjiä.

Keskustelun järjestäjille toimitetaan viestintämateriaalia heidän viestintänsä tueksi (esimerkiksi somenostoja ja plansseja). Samalla kun operatiivinen ydinryhmä viestii yhteenvedosta keskustelujen järjestäjille ja lähettää viestintämateriaalia, niin järjestäjiä kannustetaan välittämään tietoa yhteenvedosta omissa kanavissaan.

Kun operatiivinen ydinryhmä viestii yhteenvedosta eri kanavissa, nostetaan esille myös keskustelunjärjestäjien juttuja, viestejä ja somepäivityksiä. Yhteenvedot käännetään aina myös ruotsiksi ja englanniksi. Keskustelun aiheesta riippuen voidaan tehdä myös käännöksiä muille kielille.

Yhteenvedon välittäminen valtion ja kuntien hallinnolle

Operatiivinen ydinryhmä välittää tiedon myös valtion ja kuntien hallinnolle.

Kierroksen toteutuksen arviointi ja vaikuttavuus

Operatiivinen ydinryhmä arvioi jokaisen keskustelukierroksen ja sen vaikuttavuuden. Arviointi perustuu keskustelunjärjestäjiltä, keskustelijoilta sekä muilta toimijoilta kerättävään palautteeseen ja kiinteään yhteistyöhön operatiivisen ydinryhmän ja Keskustelujärjestäjien välillä. Operatiivisen ydinryhmän vakiokeskustelunjärjestäjille järjestämät vertaistapaamisen muodostavat luonnollisen paikan tehdä arviointia myös dialogisesti.  Operatiivinen ydinryhmä vastaa vaikuttavuuden viestimisestä eri kanavissa ja tavoitteena on että myös keskustelunjärjestäjät saadaan välittämään viestiä omissa kanavissaan.

Kansallisen dialogin keskustelukierros prosessi käynnistyy uudestaan

Kansallisen dialogin keskustelukierros kestää yleensä yhden kevät- tai syyskauden. Kierroksen arvioinnin jälkeen operatiivinen ydinryhmä käynnistää kierroksen aiheenvalinnasta lähtien uudelleen ja seuraava kierros toteutetaan edellä kuvatulla rakenteella. Mikäli yhteiskunnallinen tilanne vaatii, seuraava kierros voidaan järjestää myös samasta aiheesta.

Kansallisten dialogien resurssit ja rahoitus

 Kansallisten dialogien järjestämisessä resursseja tarvitaan seuraaviin kokonaisuuksiin

  1. suunnittelu ja aiheenvalinnan prosessi
  2. keskustelujen järjestäjien kontaktointi
  3. keskustelujen järjestäjien perehdytys
  4. keskustelujen materiaalin valmistelu
  5. keskustelujen koosteiden kerääminen
  6. keskustelujen yhteisen yhteenvedon laatiminen
  7. yhteenvedon levitys
  8. vakikeskustelujärjestäjien tapaamiset ja verkosto
  9. viestintä prosessin kaikissa vaiheissa ja materiaalien ja yhteenvedon kääntäminen
  10. nettisivujen luominen ja ylläpito
  11. vaikuttavuuden arviointi ja kehittäminen

Tavoitteena on, että resurssit näihin tulevat pitkälti valtion määrärahoista. Kantava periaate on, että kansalliset dialogit on aidosti suomalaisen yhteiskunnan yhteinen väline ja kansallisesti merkittävä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että dialogeja ei voida pyörittää vain valtionhallinnon voimin. Dialogien toteuttamiseen tarvitaan kansalaisyhteiskunnan osaamista ja omistajuutta. Tämä osuus edellyttää valtiosta riippumatonta rahoitusta, jolla voidaan tukea kansalaisyhteiskunnan osallisuutta kansallisten dialogien keskeisenä toimijana.

On tärkeää, että muun muassa suunnittelussa, keskustelujen järjestäjien kontaktoinnissa ja yhteenvetojen laadinnassa on kansalaisyhteiskunnan ja muiden toimijoiden osaamista, verkostoja ja kontakteja. Tämä on tärkeää, jotta aidosti tavoitetaan yhteiskunnan niitä yhteisöjä, joiden kautta keskustelijoiksi on mahdollista saada ihmisiä, joiden ääni yhteiskunnassa jää usein kuulematta. Toiseksi on kriittistä, että keskustelujen koosteiden yhteenveto on kaikkien toimijoiden ja keskustelijoiden silmissä legitiimi. Tätä ei välttämättä saavuteta, jos yhteenvedon laatijat ovat pelkästään virkamiehiä, jolloin voi tulla tunne, että yhteenveto painottuu liiaksi hallinnon näkökulmiin.

 Resurssien ja rahoituksen jakautuma

Taulukko resurssien tarpeesta ja jakaumasta.

Valtionhallinnon ulkopuolisen rahoituksen organisointi / Rahoituksen kohde

Valtionhallinnon ulkopuolista rahoitusta kansalaisyhteiskunnan toimijoille tavoitellaan saatavaksi säätiöiltä tai vastaavilta toimijoilta 2-3 vuodeksi kerrallaan.

Tarvittavan valtionhallinnon ulkopuolisen rahoituksen arvioidaan olevan noin 20-25 hpt yhdeltä dialogikeskustelupäivältä. Jos keskustelupäiviä on keskustelukierroksella kolme, niin tarve on noin 60 htp.  Osassa toimenpiteitä tarve on korkeampi ensimmäisen keskustelupäivän osalta ja vähenee hiukan seuraavina keskustelupäivinä. Jos vuodessa on kaksi teemaa, joissa kummassakin on kolme keskustelupäivää, on tarve noin 120 htp.

Käytännössä rahoitus tulisi operatiivisen ydinryhmän niille toimijoille, jotka kansalaisyhteiskunnan puolelta ovat tekemässä aiemmin mainittuja osioita kuten esimerkiksi keskustelujärjestäjien kutsumista ja yhteenvetoja.

Operatiivisessa ydinryhmässä toteutetaan rotaatiomallia, jossa aluksi Erätauko-säätiö ja Aretai/Dialogiakatemia ovat ensimmäiset kaksi vuotta (2023-2024) rahoitettavat toimijat. Rotaatiomalliin kuuluu, että seuraavat kaksi vuoden 2025 alusta tilalle tulevaa toimijaa tulevat mukaan jo 2024 loppupuolella. Tavoitteena rotaatiomallilla on näin kehittää uusi vahvoja dialogitoimijoita mukaan toimintaan. Näin vaihdos toteutuu ilman katkosta ja kansallisiin dialogeihin liittyvä dialogiosaaminen vahvistuu Suomessa.

Välikauden rahoitus

Rahoitusta kansalaisyhteiskuntapuolen tarvittaviin resursseihin tavoitellaan siis saatavaksi vuoden 2023 alusta. Vuonna 2022 syyskaudella alkaa jo valmistelu kansallisten dialogien käymiseen vuoden 2023 alussa. Tähän käynnistyksen valmisteluun on mahdollista hakea rahoitusta Sitralta, jotta liikkeelle valmistelussa päästään jo 2022. Lisäksi vuonna 2022 toteutetaan mahdollisesti sisäministeriön pilotti kansallisista dialogeista, joka jo suurimmaksi osaksi noudattaa kansallisten dialogien periaatteita.

Ulkopuolisen arvioinnin kustannus

Kansallisten dialogien arviointi 2-3 vuoden välein on tärkeää, jotta varmistetaan niin toimivuus, vaikuttavuus ja voidaan tunnistaa jatkokehittämistarpeet. Tässä raportissa ei ole vielä ehdotusta arviointien rahoitukseksi. Arviointien rahoitusmahdollisuutta selvitetään erikseen osana kansallisten dialogien työtä.

Viestintä

Viestintä on avainasemassa Kansallisten dialogien suunnittelussa, toteutuksessa ja toiminnan tunnetuksi tekemisessä.

Kansallisten dialogien ja Kansallisista dialogeista tehtävä viestintä tulee olla:

  • selkeää ja yksinkertaista
  • oikea-aikaista
  • osallistavaa
  • saavutettavaa
  • yhdenvertaista ja monimuotoista
  • avointa ja luottamusta rakentavaa

Viestinnän perustuu avoimuuteen, jotta kaikilla on mahdollisuus päästä toimintaan mukaan. Viestintä kannustaa osallistumiseen ja eri ryhmiin pääsy on avointa ja päätöksenteon läpinäkyvää. Myös visuaalinen viestintä, kuvakieli ja tyyli edustavat yllä mainittuja asioita. Nämä elementit yhdistyvät Kansallisten dialogien verkkosivuilla sekä muissa viestintämateriaaleissa.

Jotta Kansallisista dialogeista muodostuu koko Suomea ja ulkomailla asuvia suomalaisia yhdistävä toimintamalli, on tunnettuuden rakentaminen tärkeää. Näkyvyyttä täytyy saada mahdollisimman laajasti eri kohderyhmissä mediaviestinnän (suhteiden) kautta, mutta myös some- ja verkkoviestinnän avulla. Järjestettävät dialogit toimivat itsessään yhtenä viestintäkanavana ja tunnettuuden lisäämisen työkaluna.

Myös ydinryhmän jäsenten ja vakiojärjestäjien esiintymiset tukevat tätä. Laajan tunnettuuden saavuttaminen vaatii pitkäjänteistä työtä ja luotettavuuden ja hyvän maineen ylläpitäminen on kaikkien toimijoiden vastuulla.

Viestinnän koordinointi on yhdessä organisaatiossa, mutta viestintävastuu on kaikilla, erityisesti ydinryhmällä ja dialogien vakiojärjestäjillä. Keskustelun järjestäjiä kannustetaan myös viestimään ja sitä tuetaan ydinryhmästä sisällöllisesti sekä materiaalein. Näin tieto toiminnasta saavuttaa myös muutoin vaikeasta tavoitettavia kohderyhmiä.

Kansalliset dialogit – Kansallisten dialogien tavoitteet ja periaatteetKansallisten dialogien toimijatSoveltaminenMallin jatkokehitys/evoluutioYhteystiedotTausta ja raportti