Keskeisiä päätöksentekoa ohjaavia asiakirjoja ovat kunnan/hyvinvointialueen strategia, talousarvio, vammaispoliittinen ohjelma, hyvinvointisuunnitelma ja -kertomus. Lisäksi toimintaan vaikuttavat kuntien ja hyvinvointialueiden sekä vammaisneuvostojen hallintosäännöt.

Strategia

Valtuuston hyväksymä strategia, josta kaikki keskeisin päätöksenteko, suunnittelu ja kehittäminen johdetaan. Strategiassa nostetaan esille toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteet. Kuntalaissa on määritelty kuntastrategiassa huomioon otettavat asiat (37 §).

Vammaisneuvoston tulee osallistua strategian suunnitteluun ja tuoda esiin kantojaan strategian laatimisen yhteydessä. Vammaisneuvoston tulee kiinnittää strategiassa huomiota vammaisten henkilöiden kannalta merkityksellisiin kohtiin (esim. onko strategiassa mainittu vammaisia ja toimintarajoitteisia henkilöitä, esteettömyyttä, saavutettavuutta).

Talousarvio

Valtuusto hyväksyy kalenterivuoden talousarvion, jonka yhteydessä valtuusto hyväksyy myös taloussuunnitelman kolmeksi tai useammaksi vuodeksi. Talousarviossa ja -suunnitelmassa hyväksytään kunnan toiminnan ja talouden tavoitteet (Kuntalaki 110 §).

Vammaisneuvoston tulee kiinnittää huomiota talousarvion laadinnan ja käsittelyn yhteydessä esimerkiksi määrärahojen hakeminen vammaisneuvoston toimintaan (kokouskulut, kokouspalkkiot, mahdolliset koulutukseen liittyvät kulut, jne.) sekä vammaisten ihmisten kannalta tärkeiden asioiden budjetointiin.

Vammaispoliittinen ohjelma

Vammaispoliittinen ohjelma linjaa konkreettiset toimenpiteet, joilla kunnassa vahvistetaan vammaisten henkilöiden oikeuksien toteutumista. Asiakirja toimii kunnassa vammaispoliittisena suunnannäyttäjänä ja sitouttaa eri osapuolia vammaisten henkilöiden aseman parantamiseen.

Vammaisneuvosto voi tehdä kunnanhallitukselle aloitteen ohjelman laatimisesta tai päivittämisen tarpeesta. Ohjelmaa laadittaessa on tärkeää huolehtia, että kaikki tarvittavat tahot ovat mukana valmistelussa ja sitoutuneita ohjelman toteuttamiseen. Eri tahoja sitouttava vammaispoliittinen ohjelma antaa tukea vammaisneuvoston vaikuttamiselle.

Hyvinvointikertomus ja -suunnitelma

Hyvinvointikertomusta ja -suunnitelma on tiivis kuvaus hyvinvoinnista ja terveydestä sekä niiden edistämisestä kunnassa ja hyvinvointialueella. Valmistellaan kerran valtuustokaudessa. Sen tavoitteita ja toimenpiteitä päivitetään ja painopisteitä valitaan vuosittain.

Vammaisneuvosto toimii kokemus- ja asiantuntijatiedon lähteenä hyvinvointikertomusta ja -suunnitelmaa tehtäessä. Vammaisyleissopimuksen artikla 31 velvoittaa, että myös vammaisista henkilöistä kootaan tietoa. Toisena vaikuttamistyön työkaluna voi käyttää myös Terveyden ja hyvinvoinninlaitoksen THL Tiedä ja toimi -korttia, jossa muistutetaan toimintarajoitteisten lasten ja nuorten huomioimisesta, mikä on vähimmäisvaatimus lasten oikeuksien (lape) ja vammaissopimuksen (artikla 7 vammaisista lapsista) velvoitteet huomioiden.

Hallintosääntö

Hallintosäännössä määritellään luottamushenkilö- ja viranhaltijaorganisaatio sekä niiden välinen toimivallan jako ja päätösvalta. Hallintosääntö ohjaa hallintoa ja toimintaa. Hallintosäännöllä Vanen edustajalle voidaan antaa puhe- ja läsnäolo-oikeus kunnan toimielinten kokouksissa. Toimielin voi myös itse päättää läsnäolo- ja puheoikeudesta. Vanen edustaja on käytännössä jäsen tai varajäsen, jonka nimeämisestä voi olla määräys kunnan hallintosäännössä. Vanelle ei voida hallintosäännölläkään antaa toimivaltaa tehdä hallintopäätöksiä. Vanen toimintaan ei sovelleta suoraan hallintosäännön määräyksiä samalla tavoin kuin toimielimissä.

Vammaisneuvoston toimintasääntö

Vanen oma toimintasääntö ei ole pakollinen. Sen hyväksyy kunnanhallitus (Vane voi valmistella/esittää). Toimintasääntö voi sisältää määräyksiä esim. Vanen kokoonpanosta, toimintasuunnitelman, talousarvion tai toimintakertomuksen laatimisesta, kokouksen pöytäkirjan/muistion hyväksymisestä ja niin edelleen.